نکات ویژه قبل از مذاکره – چه کارهایی قبل از مذاکره باید انجام شود؟

برخی از افراد فکر می‌کنند که مذاکره کنندگان موفق برای رسیدن به اهداف و خواسته‌های خود تنها در پای میز مذاکره تلاش می‌کنند.

شاید به این صورت تصور شود که مذاکره تنها به فعالیت‌های طرفین مذاکره در پای میز محدود می شود که البته این تصور درستی نیست.

مذاکره کنندگان موفق از مدت‌ها قبل خود را برای مذاکره با طرف‌های مقابل خود آماده می کنند

چرا که به قول معروف باید مشق‌ها را از شب قبل نوشت.

نوشتن مشق از شب قبل

یکی از مهم‌ترین کارهایی که هر مذاکره کننده ای باید قبل از شروع جلسات مذاکره انجام دهد،

مطالعه در خصوص موضوع مورد مذاکره و داشتن اشراف کامل اطلاعاتی در این زمینه است.

تصور کنید نماینده ای که برای دریافت امتیاز از یک شرکت معتبر راهی جلسات مذاکره می شود

ولی از توان و ظرفیت شرکت خود و ابراز آلات مورد نیاز اطلاعی نداشته باشد.

دانش کافی و اشراف اطلاعاتی می تواند مذاکره را به سمت خواسته‌ها و منافع مذاکره کننده هدایت کند.

مکتوب کردن و اولویت بندی خواسته‌ها

مذاکره کننده ای می تواند بیشترین امتیاز را برای سازمان و کشور خود به ارمغان بیاورد،

که قبل از آن با خود تعیین تکلیف کرده باشد و کاملاً بداند که در پای میز مذاکره چه می خواهد.

به این منظور فرد و یا هیئت مذاکره کننده باید خواسته‌ها و اهداف خود را که از قبل مشخص کرده و اولویت بندی کند.

چراکه میز مذاکره محل دادوستد امتیاز است و مذاکره کنندگان باید بدانند که چه خواسته‌هایی در اولویت است

و باید بر روی آن پای فشاری کنند و چه مواردی را می توانند برای کسب امتیازهای بیشتر به طرف مقابل اعطا کنند.

گاهی لازم است از برخی خواسته‌ها و اهداف که اولویت کمتری برخوردار دارند را برای جلب اعتماد و یا معاوضه با خواسته دیگری، گذشت.

توانایی معامله و دادوستد امتیازهای گوناگون به منظور رسیدن به اهداف و خواسته‌های اولویت دار،

تنها زمانی امکان‌پذیر است که فرد و یا هیئت مذاکره کننده نسبت به خواسته‌ها و اهداف خود اطلاعات کافی داشته

و آن‌ها را از قبل اولویت بندی کرده باشند.

نکته مهم در این قسمت مکتوب کردن این فرایند است

چراکه عملکرد ذهنی نقاط ضعف و قدرت را نمایان نکرده و گاه برخی نکات مهم را از دید پنهان می کند.

شناخت طرف مقابل

یکی دیگر از کارهایی که باید از قبل مورد توجه فرد و یا هیئت مذاکره کننده قرار بگیرد،

شناخت دقیق فرد  و یا افرادی است که قرار است پای میز مذاکره با یکدیگر تعامل و گفتگو داشته باشند.

در شناخت افراد به ویژگی‌هایی نظیر دیدگاه‌ها و پیش فرض‌هایی که می تواند در روند گفتگو و مذاکره تأثیر گذار باشد باید توجه نمود.

راه‌های مختلفی برای شناخت طرف مقابل وجود دارد که در ادامه به برخی از آنها اشاره می کنیم.

کتاب الکترونیکی تکنیک های لازم در مذاکرات سخت را مطالعه کرده اید؟

افراد شناخته شده: 

برخی مذاکره کنندگان دارای اسم و رسم هستند.

این اتفاق بیشتر در مذاکرات سیاسی و یا شرکت‌های بزرگ چند ملیتی اتفاق می افتد

در این شرایط به راحتی می توان با جستجوی نام فرد مذاکره کننده،

علاوه بر اطلاعت کافی و جامع از سوابق و فعالیت‌های وی، می توان نسبت از دیدگاه‌ها و طرز نگاه وی نیز مطلع شد.

شناخت در وقت اضافه: 

گاهی پیش می آید که اگر طرف مقابل فرد شناخته شده ای نیست و یا به هر دلیلی اطلاعات کافی از وی پیدا نشد.

در این صورت لازم است تا قبل از آغاز مذاکره ( در صورت امکان) دیدارهای غیر رسمی را ترتیب دهید

تا با صحبت و معاشرت، شناخت بهتری را نسبت به قبل برای خود ایجاد کنید.

این دیدارهای غیر رسمی می تواند شامل دعوت به نهار یا شام باشد و یا برگزاری استقبال رسمی،

که تا محل مذاکره بتوان گفتگویی صمیمی را شکل داد.

و …

آشنایی کامل از محل برگزاری مذاکره

شاید محل برگزاری جلسات مذاکره از دید برخی افراد مهم نباشد

اما همین نکته می تواند تأثیر زیادی را بر روند مذاکره و نتیجه حاصل از آن ایجاد کند.

به گونه‌ای که در برخی از موارد ماه‌ها مذاکره تنها برای توافق بر سر محل جلسه بعد صورت می‌گیرد.

ویژگی آب و هوایی:

تأثیر آب و هوا به شدت بر روند مذاکره تأثیر گذار است

لذا گرما، سرما، رطوبت و خشکی هوا باید به دقت برسی شود. حتی در برخی موارد به دلیل تغییر ناگهانی آب و هوا

و شرایط جوی امکان لغو و یا جابه‌جایی محل مذاکره باید در نظر گرفته شود.

به همین منظور باید نسبت به وضعیت آب و هوایی محل مذاکره

حتی تا چند روز قبل و بعد از مذاکره را کاملاً برسی و در نظر گرفت.

لازم به ذکر است که این نکته بیشتر در خصوص موضوعات حساس و مهم ( مانند مذاکرات سیاسی و دیپلماتیک ) در نظر گرفته می شود

و در سایر شرایط کاملاً به نظر طرفین مذاکره بستگی دارد.